RSSStad Gent lanceert Digitaal HandtekenPlatform bij Dienst Rekrutering en Selectie
Vanaf nu worden bij de Dienst Rekrutering en Selectie 90.000 ondertekende brieven digitaal verwerkt. Dankzij het Digitale HandtekenPlatform (DHP) kan de Dienst Rekrutering en Selectie van het Departement HR documenten digitaal ondertekenen en zowel intern als met sollicitanten delen. Het DHP zet documenten om naar pdf’s die klaar zijn om te ondertekenen en door meerdere personen getekend kunnen worden met behulp van de elektronische identiteitskaart (eID) en pincode.
Het Digitale HandtekenPlatform levert veel voordelen op in de dienstverlening van de Stad Gent aan de burger en betekent ook intern een efficiëntiewinst. Hiermee neemt de Stad Gent het voortouw met een innovatief project, dat zeker een voorbeeld zal blijken voor andere lokale overheden op het vlak van digitale dienstverlening.
Het DHP maakt het mogelijk om documenten (tekstdocumenten, zoals het resultaat van een selectieronde, enz.) die onderdeel vormen van de elektronische wervingsdatabase e-Recruitment, digitaal te ondertekenen met behulp van de eID en bijhorende pincode. Een digitaal document wordt een authentiek document dat formeel getekend is (door één of meerdere personen) en een tijdstempel draagt. Het document kan daarna niet meer gewijzigd worden zonder dat de handtekening en de tijdstempel verloren gaan.
Dat betekent dat documenten digitaal geproduceerd kunnen worden en ook digitaal gearchiveerd. Voor de Stad Gent betekent het dus ook een besparing van archiefruimte.
Op korte termijn leidt het DHP tot een efficiëntere werking, tijdswinst voor de Stad Gent én de sollicitant, alsook een belangrijke vermindering van de hoeveelheid gedrukte documenten. Volgens een ruwe schatting van de Dienst Rekrutering en Selectie worden er in één jaar tijd 90.000 brieven gedrukt, verstuurd tussen meerdere personen, handmatig ondertekend en weer verwerkt. Het DHP maakt een einde aan die papierberg. De sollicitanten krijgen zeer snel een juridisch geldig document in hun mailbox. Deze werkwijze beantwoordt dan ook volledig aan het innovatieve en doeltreffende imago van de Stad Gent als werkgever.
Digipolis, de ICT-partner van de Stad Gent, analyseerde de invoering van de digitale handtekening bij de elektronische HR-processen en zorgde voor de nodige aanpassingen van het bestaande rekruteringssysteem e-Recruitment, in samenwerking met de partners YouConsulting en IntoIt.
Wie in de e-Recruitment database van de Stad Gent opgenomen is met een e-mailadres ontvangt de ondertekende documenten (zoals uitnodigingen voor een selectieronde, resultaten, enz.) via mail. De sollicitant beschikt over een origineel, authentiek, ondertekend en gedateerd document.
Het DHP verwittigt de ondertekenaar (bijvoorbeeld de burgemeester, stadssecretaris of ambtenaar) tweemaal per dag dat er documenten ter ondertekening zijn. De ondertekenaar kan naar het systeem gaan en daar ieder document openen om het te raadplegen. Hij geeft aan welke documenten hij wenst te ondertekenen of niet. Als hij niet ondertekent, kan hij commentaar geven.
Ondertekenen gebeurt met identiteitskaart (via kaartlezer) en pincode.
Als iedereen het document ondertekend heeft, komt het op een centrale locatie terecht waar het opgeslagen wordt en vanwaar een kopie verstuurd kan worden.
Een volgende fase is het DHP compatibel maken met een tablet-pc. Dat betekent dat de ondertekenaar niet meer gebonden is aan een vaste pc of lokaal netwerk. Hij kan, waar hij zich ook bevindt, via de tablet-pc een juridisch geldige handtekening plaatsen op een document.
Die fase is gepland voor eind september 2012. Deze ontwikkeling zal voor de Stad Gent en in Vlaanderen een primeur betekenen.
Bron: persbericht
© 2012 GENTBLOGT VZW