Gentblogt

Over calamiteitenplannen en samenwerking

donderdag 9 oktober 2008 9u26 | Veerle (tekst), Storm Calle (beeld) | 5 reacties
Trefwoorden: archieven, calamiteitenplannen, erfgoed, netwerk, preventie.

Maandagochtend in het Stadsarchief. De leeszaal is gesloten wegens de staking, maar in het auditorium van de Zwarte Doos heerst heel wat bedrijvigheid. Vertegenwoordigers van diverse Gentse archieven en erfgoedbibliotheken, elk met een map onder de arm, staan te praten. Lieven Decaluwe, schepen van Cultuur, is aanwezig, alsook mensen van Gent Cultuurstad vzw, de Gentse erfgoedcel, mensen uit de ruimere erfgoedsector en zelfs enkele politiemensen.

De sfeer is vergelijkbaar met die van een plechtige proclamatie.

Wat staat hier te gebeuren? En wat zou er eigenlijk in die mappen zitten?
Het antwoord daarop is kort en bondig: een calamiteitenplan. Tien Gentse erfgoedorganisaties hebben het afgelopen jaar een calamiteitenplan voor hun instelling opgesteld, en dit wordt met een korte officiële plechtigheid even in de schijnwerpers geplaatst.

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen die de diverse erfgoedinstellingen nemen om bezoekers, personeel en collectie te beschermen, moeten we realistisch zijn: een calamiteit is helaas niet helemaal uit te sluiten. In een recent verleden konden we in de pers lezen over de brand in de Sint-Pieterskerk in Galmaarden of over de brand in de Universiteitsbibliotheek van de Technische Universiteit Delft. We moeten het zelfs niet zo ver van huis zoeken. De collectie van de Boekentoren leed heel wat schade door een breuk in de waterleiding, en ook de bibliotheek van het MIAT kwam in het nieuws door waterschade. Maar het hoeft niet altijd zo dramatisch te zijn, en verschillende – kleinere – calamiteiten komen ook niet in de pers: een diefstal, een inbraakpoging, een schimmelprobleem, …

Op zo’n moment is een calamiteitenplan een nuttig werkinstrument. Het bevat immers o.m. een lijst van interne (voor het oproepen van het eigen personeel) en externe (van bv. gespecialiseerde firma’s) contactadressen, een identificatiefiche van de instelling, plattegronden met aanduidingen van (nood)uitgangen, aanwezige technische en brandblusvoorzieningen, publieke en erfgoedruimtes, e.d.m. (nuttig voor de hulpdiensten), een overzicht van instructies en te volgen procedures bij verschillende soorten calamiteiten.

Een calamiteitenplan heeft twee belangrijke functies. Enerzijds preventie, door het vastleggen van de nodige procedures om het risico op calamiteiten zoveel mogelijk uit te schakelen. Anderzijds is het een hulpmiddel om, indien er zich toch een calamiteit zou voordoen, snel en accuraat de juiste beslissingen te nemen, zodat niet nog meer schade veroorzaakt wordt.

Nu zal u wellicht bemerken dat, als zo’n plan zo belangrijk is, het toch evident is dat iedereen dat opstelt. Dan moet daar toch niet zoveel aandacht aan besteed worden? Uiteraard hebt u gelijk, maar u kent ongetwijfeld ook de realiteit: taken die niet dringend, dringend zijn (calamiteitenplannen zijn zoals verzekeringen, je zorgt best dat ze in orde zijn, maar je hoopt dat je ze nooit nodig hebt), geraken ondergesneeuwd door de dagelijkse werking van een instelling, de archiefverwerking, de dienstverlening, enz.

Vanuit die realiteit groeide het idee om dit gezamenlijk aan te pakken. In 2005 liep al een succesvol proefproject in Antwerpen en Mechelen, waardoor in 2007 een nieuw samenwerkingstraject werd opgestart door FARO (Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed vzw) en de erfgoedcellen Antwerpen, Gent, Leuven en Mechelen, technisch begeleid door Optimit, een onafhankelijke onderneming voor veiligheidsadvies. 32 erfgoedorganisaties uit de vier genoemde steden schreven zich in. Voor Gent namen 10 organisaties deel: Amsab-ISG, Archief OCMW Gent, Archief Zusters van Liefde JM, Bisschoppelijk Seminarie – Bibliotheek, Hogeschool Gent – Bibliotheek en Archief Conservatorium, Liberaal Archief, Provincie Oost-Vlaanderen – Provinciaal Archief, Stadsarchief Gent, UGent – Universiteitsarchief, en UGent – Universiteitsbibliotheek. Een belangrijk aspect van het traject was de nauwe samenwerking met politie en brandweer van de verschillende steden. Het hele project kreeg de naam ECCE! of Eerste Hulp bij Calamiteiten van Cultureel Erfgoed.

Het project startte in november 2007, en vorige maandag werd het voor de Gentse instanties feestelijk afgesloten. Kaat Leeman (Archief Zusters van Liefde) en Annemie De Porre (Stadsarchief Gent) vertelden de genodigden over hun ervaringen en bevindingen van het afgelopen jaar. Daaruit onthouden we o.m.: het was een boeiend, leerrijk en zinvol traject; als je begint aan zo’n plan heb je in het begin veel meer vragen dan antwoorden: wat doe je wel? wat doe je niet? wat is slim? wat is dom?; je leert anders kijken, ook op andere plaatsen; regelmatige oefeningen zijn zeer leerrijk: wat vanzelfsprekend lijkt, blijkt in de praktijk soms heel wat minder evident; alle informatie en kennis die je in de loop der jaren her en der vergaart, zit nu samengebald in één document; we hadden veel steun aan elkaar en hopen dat dit in de toekomst zo blijft.

René De Herdt (MIAT) kwam aan het woord met zijn ervaringen over de waterschade aan de bibliotheek. Tijdens een zeer zware regenbui in de nacht van 15 op 16 mei liep het water langs een stuk niet-gedichte dakgoot (de aannemer had dit stukje over het hoofd gezien) langs de muren naar beneden, tot in de bibliotheek. Ik ga hier nu niet het hele verhaal uit de doeken doen, maar we onthouden vooral dat de bibliotheekcollectie (die zich vier verdiepingen lager bevond!) gedeeltelijk nat was, dat ‘s nachts de natte boeken bij het licht van zaklantaarns (de elektriciteit was veiligheidshalve uitgeschakeld) naar een droge ruimte geëvacueerd werden, dat ‘s anderendaags contact werd opgenomen met de collega’s van het Stadsarchief (een van de medewerkers van het MIAT kende een van de medewerkers van het Stadsarchief en wist zo van het bestaan van ECCE!) en dat die met een hele ploeg en de nodige expertise inzake waterschade kwamen helpen, dat de natte boeken gevriesdroogd werden en dat achteraf de volledige collectie een voor een gecontroleerd werd op mogelijke schade, en dat alle rekken schoongemaakt en ontsmet werden om eventuele schimmelvorming te voorkomen.

Om te illustreren hoe belangrijk een correcte behandeling is, had René De Herdt een voorbeeld mee van een gevriesdroogd boek, en van een boek dat gewoon aan de lucht werd gedroogd.

Ook Leon Smets (FARO) en schepen Decaluwe onderstreepten het belang van een goed calamiteitenplan én ze benadrukten dat dit eigenlijk geen afsluitmoment mag zijn. Integendeel: de instellingen staan nu voor een nieuw begin. Er ligt inderdaad een draaiboek op tafel, maar dit moet vooreerst op geregelde tijdstippen geactualiseerd worden. Daarnaast zou het jammer zijn dat de inmiddels ontstane relaties en contacten tussen de instellingen na verloop van tijd zouden verwateren. Tijdens de laatste weken van het traject hadden de instellingen zelf ook al te kennen gegeven dat ze de samenwerking wilden voortzetten. Maandag ondertekenden de vertegenwoordigers van de Gentse archieven en erfgoedbibliotheken die aan het project deelnamen, dan ook met veel genoegen een intentieverklaring om een netwerk tussen instellingen, stad Gent en de hulpdiensten op te starten. Zij ontvingen eveneens een getuigschrift dat zij het ECCE-traject met succes doorlopen hadden.

Bij een broodje en een glas wijn werd het netwerk op een aangename wijze bezegeld.

© 2008 GENTBLOGT VZW