RSSDe Zwarte Doos gooit haar deuren open
Het is een wolkenkrabberhoog cliché, ik weet het, maar helaas is het wel zo: de tijd vliegt voorbij dat het niet meer te vatten is. De Zwarte Doos heeft nog maar net de deuren gesloten na de vorige opendeurdag, of volgende zondag dient de volgende zich alweer aan. Mét een goed gevuld en gevarieerd programma.
Archiefbeheer en digitalisering
In de voormiddag wordt naar de toekomst gekeken. Jawel, archieven zijn niet alleen oorden van plechtige perkamenten en stoffige documenten, er wordt gretig gebruik gemaakt van de digitale hulpmiddelen, om nog maar te zwijgen van het toenemend aantal digitale bronnen.
Jaarlijks dragen de diverse diensten van de stedelijke administratie archief over aan het Stadsarchief. Daarbij is het departement Financiën koploper met gemiddeld 55 lopende meter papieren archief (dit komt overeen met 550 archiefdozen). Voor heel wat stukken bestaat evenwel een wettelijke bewaartermijn. De ruggengraat van de boekhouding, zijnde de grootboeken en de dienstjaarrekening, moet voor altijd bewaard worden. Bewijsstukken bij de rekening – dit zijn voornamelijk facturen – moeten 30 jaar bewaard worden. Om de financiële stukken al die jaren te bewaren, is dus een aanzienlijke hoeveelheid plankruimte in het depot nodig.
Gelukkig verloopt de laatste jaren het grootste deel der financiële processen digitaal (betalingen, digitaal toegestuurde facturen, rekeninguittreksels, enz.) maar de neerslag daarvan moet ook gearchiveerd worden.
In april 2008 werd het project DIA FIN opgestart, een project van het departement Financiën, Digipolis en het Stadsarchief, met als doel het digitaal archiveren van
(1) de grootboeken en andere wettelijke modellen
(2) de elektronische en de gescande facturen (om de workflow volledig digitaal te laten verlopen, worden inkomende papieren facturen ook eerst ingescand)
(3) de elektronische rekeninguittreksels en
(4) het procedureboek
Inmiddels is het eerste luik afgewerkt en zijn de grootboeken en andere wettelijke modellen voor de jaren 2001 tot 2008 omgezet uit het SAP-systeem (het stedelijke financiële softwareprogramma) naar een PDF-a-formaat, zodat in de toekomst de digitale documenten zullen kunnen worden opgevraagd in de leeszaal.
Dirk Van Geertruy vertelt op zondag 25 oktober uitgebreid over deze eerste resultaten en over nog veel meer.
Het programma voor de zondagochtend ziet er als volgt uit:
10.30 u.: Welkomstwoord door Lieven Decaluwe, schepen van Cultuur, Toerisme en Feesten
10.45 u.: Inleiding (Leen Charles, stadsarchivaris)
11.00 u.: Resultaten van de eerste digitale archivering (Dirk van Geertruy, medewerker Digipolis)
11.15 u.: Archiefbeheer en Digitale archivering in de Stad Antwerpen (Willem Vanneste, medewerker Stadsarchief Antwerpen)
11.45 u.: Slotbeschouwing (Daniël Verbeken, stadsontvanger)
12.00 u.: Receptie
Wie was Willem?
Jaarlijks krijgt de leeszaal van het Stadsarchief heel wat volk over de vloer. Dat zijn niet alleen ‘the usual suspects’ zoals vorsers, genealogen en studenten maar ook mensen die bv. op zoek zijn naar de bouwplannen van hun woning of iets over het Gentse verleden willen te weten komen. Wie echter zelden of nooit de weg naar De Zwarte Doos vindt, zijn scholieren. Daar zou men dat zeer graag anderd zien want het is immers belangrijk dat ook kinderen en jongeren zich bewust worden van ons historisch erfgoed. Daartoe werd contact opgenomen met Studio-Orka, waar men gefascineerd is door alles wat zich in de schemerzone tussen verbeelding en realiteit bevindt. De ideale partner dus voor projecten gericht op kinderen van de lagere school.
Vertrekkend vanuit de unieke situatie dat het Stadsarchief en de Dienst Stadsarcheologie onder hetzelfde dak wonen en (samen)werken, werd een spel ontwikkeld waarbij kinderen (doelgroep 3de – 4de leerjaar) kennismaken met enkele historische begrippen: een stamboom, een archeologisch profiel, oud beeldmateriaal van onze stad, heraldiek.
Dit alles gecombineerd met een grote dosis “Er was eens …”. Want de kinderen krijgen te horen dat tijdens een van de archeologische opgravingen een skelet van een man werd gevonden (wat effectief zo is). De arme man overleed heel lang geleden (kan men te weten komen hoelang geleden?) toen hij op weg was met een cadeautje voor zijn dochter. Zij heeft haar geschenkje dus nooit gekregen. Maar als de kinderen nu eens het adres van de achter…achter…kleindochter zouden terugvinden, dan komt dat cadeautje misschien toch nog op de juiste bestemming.
Op het einde van de workshop mogen de kinderen nog even een blik werpen op al die geheimen van het doorgaans ontoegankelijke archiefdepot.
Dit project wordt op zondagnamiddag 25 oktober (om 14.15 u.) officieel voorgesteld door Studio-Orka, na de verwelkoming (om 14 u.) door gedeputeerde voor Cultuur en Archiefbeleid.
Doorlopende initiatieven
- Er zijn de jaarlijkse rondleidingen in de depots van zowel het Stadsarchief (om 14 u., 15.30 u. en 16 u.) als de Dienst Stadsarcheologie (13 u., 15 u. en 17 u.)
- Er is de traditionele tweedehandsboekenstand waar u terechtkan voor boeken over Gentse geschiedenis, geschiedenis in het algemeen, kunst(geschiedenis) en nog heel veel meer. Een echte snuisterhoek dus.
- Er is de promotiestand van het GOF, de vriendenkring van het Stadsarchief, waar u zich vanzelfsprekend kan inschrijven als nieuw lid (€ 15 per jaar). Hoe meer zielen, hoe meer vreugd.
- Er is de stand rond het charterproject, met demonstraties rond de restauratie. Uw bijdrage is ook nog steeds welkom op rekeningnummer 000-0000004-04 van de Koning Boudewijnstichting, met de vermelding “L82195 – ‘ Archief Gent on Files vzwâ€. Die vermelding zeker niet vergeten.
- En er is last but not least doorlopend cafetaria, met koffie en zelfgebakken (of zelfgekocht) gebak, waarvan de opbrengst integraal naar het charterproject gaat.
- U bent uiteraard ook gewoon van harte welkom voor een nadere kennismaking met de Zwarte Doos.
Zondag 25 oktober 2009, 10-18 u.
De Zwarte Doos
Dulle Grietlaan 12, 9050 Gentbrugge
09/266.57.60
stadsarchief@gent.be
www.gent.be/zwartedoos
© 2009 GENTBLOGT VZW