RSSStad Gent stelt voorlopige resultaten van kerntaken- en efficiëntiedebat voor
De Stad Gent heeft op dinsdag 22 november 2011 de voorlopige resultaten van het kerntaken- en efficiëntiedebat voorgesteld aan haar medewerkers, de vakorganisaties en de pers. In de tweede helft van 2010 spraken het college van burgemeester en schepenen en het managementteam samen af zo een intern debat te organiseren. De strategische analyses vonden plaats in het voorjaar van 2011. Enerzijds werden per departement acties opgelijst die op korte termijn kunnen worden gerealiseerd. Anderzijds werden negen ‘thematische analyses’ gedefinieerd die de komende maanden verder onderzocht worden. Het resultaat daarvan zal aan het nieuwe bestuur worden voorgelegd in 2013, om beslissingen te nemen.
Tijdens de budgetbesprekingen in de tweede helft van 2010 maakten het college van burgemeester en schepenen en het managementteam de afspraak om een ‘kerntaken- en efficiëntiedebat’ te voeren. Dat werd op 16 april 2011 officieel gemaakt in een collegebesluit. Het college en het managementteam stelden immers vast dat de dagelijkse werking van de stadsorganisatie niet altijd snel genoeg kan inspelen op nieuwe maatschappelijke omstandigheden om de doelen uit ‘Gent 2020’ te realiseren. Een tweede reden was financieel van aard: het stadsbestuur wil immers ook het financiële evenwicht te allen tijde goed blijven beheersen.
Wat is een kerntaken- en efficiëntiedebat?
Een kerntaken- en efficiëntiedebat is een nuchtere zelfanalyse in een open sfeer, met ruimte voor discussie. Alle taken binnen de Stad Gent uitgevoerd worden daarbij kritisch onder de loep genomen.
Enerzijds spitst zo een debat zich toe op de ‘wat’-vraag: wat zijn de belangrijkste opdrachten voor de Stad Gent? Doet de Stad Gent de juiste dingen? Zijn deze taken in de toekomst nodig? Het resultaat van het debat hierover is een voorstel van kerntaken die de Stad Gent in de toekomst zou moeten opnemen: wat moet de Stad Gent blijven doen en wat niet meer; en wat doet de Stad Gent nu nog niet, maar is in de toekomst nodig om de doelstellingen te halen.
Anderzijds komt ook de ‘hoe’-vraag aan bod: voert de Stad Gent de opdrachten op de meest efficiënte manier uit? Bij welke taken kan er snel(ler) resultaat zijn? Waar kunnen hulpmiddelen zoals informatietechnologie ingezet worden om nog sneller het doel te bereiken? Hoe voorkomt de Stad Gent dubbel werk?
Eindresultaat: een moderne, efficiënte organisatie
Het volledige kerntaken- en efficiëntiedebat leidt uiteindelijk tot:
- een voorstel voor een taakafbakening voor de toekomst waar de medewerkers van de Stad Gent kunnen achter staan;
- een prioriteitenlijst die aangeeft welke projecten en kerntaken de Stad Gent zal versterken, omvormen of afstoten;
- een suggestie voor een nieuw, meer flexibel en meer resultaatgericht organisatiemodel (en –cultuur) als voorbereiding voor de nieuwe beleidsperiode.
Hoe verliep het kerntaken- en efficiëntiedebat tot nog toe?
Voor de coördinatie van het debat werd een kernteam samengesteld dat bestaat uit Daniël Termont (burgemeester), Christophe Peeters (schepen van Financiën, Facility Management, Sport en Haven), Paul Teerlinck (stadssecretaris) en Daniël Verbeken (stadsontvanger).
Dat kernteam werd intern ondersteund door Patrick Boes (kabinetschef van de burgemeester), David Walgraeve (kabinetschef van schepen Peeters), en Adelbrecht Haenebalcke (directeur Dienst Organisatieontwikkeling). Het werd ook ondersteund door externe begeleiders (consultants) van de studiebureaus Arch International, Ernst & Young en Jobpunt Vlaanderen, met Jobpunt Vlaanderen als programmacoördinator.
Daarnaast werd een klankbordgroep opgericht, die bestaat uit alle leden van het college van burgemeester en schepenen en het managementteam.
Strategische analyses via werksessies met diensthoofden en medewerkers
De debatten vonden plaats in het voorjaar van 2011. Het waren strategische analyses die begeleid werden door een externe consultant. Deze strategische analyses waren oefeningen in nauw overleg met het betrokken departementshoofd en zijn/haar gekozen team.
Ze gebeurden in een aantal stappen:
- een analyse van de bestaande situatie per departement (organisatiestructuur, processen, welke taken/activiteiten/producten, welke taken nodig)
- een evaluatie van de ‘effectiviteit’ (op basis van de wettelijke opdracht, de maatschappelijke noden, en de behoeften van burgers en belangrijke belanghebbenden)
- een evaluatie van de ‘efficiëntie’ (op basis van de processen en activiteiten, de kosten en baten, en knelpunten aangebracht door medewerkers of belanghebbenden)
Elk departement maakte ook samen met de Dienst Organisatieontwikkeling en Digipolis een lijst van alle lopende informatica- en organisatieprojecten binnen de Stad Gent. Die projecten werden samen besproken, op zoek naar ‘quick wins’ op korte termijn.
Conclusies en aanbevelingen per departement
De voorbije maanden heeft het kernteam eerst de resultaten van de strategische analyses van de departementen verwerkt. Daarna ging de aandacht van het kernteam nog eens extra uit naar het departementsoverschrijdende aspect: op welke gebieden kunnen departementen en ‘satellieten’ elkaar nog beter ondersteunen en/of samenwerken?
Er werden per departement conclusies en aanbevelingen op maat geformuleerd, het resultaat van een overlegproces waarin zowel de visie van het departementshoofd als de richting die aangegeven werd door het kernteam, als de visie van de externe begeleider, gebaseerd op ervaring met vergelijkbare projecten, meegenomen werd.
Op basis van deze bevindingen maakte het kernteam een eerste ontwerptekst met voorstellen. Deze tekst werd eerst individueel besproken met de departementshoofden. In september en oktober 2011 kwam de tekst ook grondig aan bod in een gemeenschappelijk overleg van het college van burgemeester en schepenen en het managementteam. De tekst werd op basis daarvan nog bijgestuurd.
Eerste resultaten van het kerntaken- en efficiëntiedebat: acties op korte termijn en negen ‘thematische analyses’
De voorlopige resultaten van het kerntaken- en efficiëntiedebat werden verwerkt op een manier die toelaat om er meteen mee aan de slag te gaan, zonder uit het oog te verliezen dat een aantal zaken meer denkwerk vragen en pas op langere termijn realiseerbaar zijn.
Enerzijds werden per departement concrete acties opgelijst die op korte termijn te realiseren zijn. Het zijn kleine acties die eenvoudig in te voeren zijn maar allemaal samen een belangrijke verbetering betekenen. Bovendien zorgen deze kleine acties voor succesverhalen, die een draagvlak creëren voor de meer structurele maatregelen die later uit de thematische analyses zullen voortvloeien.
Enkele korte termijnacties zijn al opgestart en/of vragen een formele beslissing om ze af te werken en te implementeren. Dat zal meteen gebeuren. Het is immers de bedoeling zoveel mogelijk van deze acties nog af te werken tijdens deze bestuursperiode, dus tegen eind 2012.
Anderzijds zijn er ook negen ‘thematische analyses’ (business cases) geformuleerd. Het gaat over thema’s die de effectiviteit (uitvoeren van de opdrachten) en efficiëntie (de manier waarop) van de dienstverlening en interne organisatie op termijn sterk kunnen verbeteren. Ze zijn echter vrij ingewikkeld wat wenselijkheid en haalbaarheid betreft. Daarom moeten ze verder grondig onderzocht worden zodat het stadsbestuur een weloverwogen beslissing kan nemen.
De thematische analyses zijn bedoeld voor de middellange en lange termijn.
Overzicht van de negen thematische analyses (TA):
- TA 1: naar een integraal en strategisch welzijnsbeleid voor de Stad Gent, onderbouwd door het meest geschikte organisatiemodel
- TA 2: vorm geven aan een entiteit (departement of dienst) Samenleven
- TA 3: uitwerken van een model voor het zo efficiënt en effectief mogelijk aanbieden van diverse vormen van logistieke ondersteuning
- TA 4: onderzoeken van de haalbaarheid, wenselijkheid en meest optimale vorm van verzelfstandiging van (delen van) onderwijsinstellingen
- TA 5: uitwerken van een structureel samenwerkingsmodel voor een geïntegreerde benadering van het plannen, vergunnen en beheren van de ruimte in Gent
- TA 6: uitwerken van het meest optimale model voor sociale tewerkstelling en tewerkstelling van laaggeschoolden bij de Stad Gent
- TA 7: onderzoek om het onderhoud van het openbaar domein zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren
- TA 8: optimaliseren van de werking van de ondersteunende diensten/departementen (en dus de ondersteunende processen) vanuit de SSC-gedachte
- TA 9: onderzoeken van de haalbaarheid en wenselijkheid van een centrale huisvesting van alle stadsdiensten van de Stad Gent
Aanpak van de thematische analyses
De Stad Gent zal in januari 2012 meteen starten met het onderzoek per thematische analyse. Per thema wordt gewerkt met een projectteam (‘inner circle’) dat het proces van de thematische analyse beheert, zowel naar inhoud als naar vooruitgang. Het projectteam is verantwoordelijk voor de volledige uitwerking van het rapport van de thematische analyse en zal zo veel mogelijk toewerken naar uniforme scenario’s of volwaardige alternatieven aanreiken (bij geen consensus of noodzaak tot presenteren van meerdere sporen). De onderwerpen en actoren binnen elke analyse zijn echter heel divers. Daarom versterkt het projectteam zich met thematische werkgroepen (‘outer circle’).
De coördinatie van het vervolgtraject gebeurt door de stadssecretaris, samen met de Dienst Organisatieontwikkeling (Departement Personeel en Organisatie).
De verschillende thematische projectteams en werkgroepen zullen zo snel mogelijk (uiterlijk in januari 2012) van start gaan. Het is de bedoeling dat de thematische analyses afgerond zijn tegen midden 2012. Dan zullen dus de eerste resultaten en aanbevelingen vanuit de thematische werkgroepen duidelijk worden. Het managementteam doet dienst als eerste platform om de resultaten te bespreken van de verschillende thematische analyses en eventuele keuzes scherp te stellen. Het tweede platform waar de rapporten opgeleverd worden, is het gemeenschappelijke overleg van het college van burgemeester en schepenen en het managementteam.
Het resultaat van het onderzoekswerk zal worden meegegeven aan het nieuwe bestuur dat vanaf 2013 aantreedt. Het nieuwe bestuur kan dan op basis van gefundeerd onderzoek haar verantwoordelijkheid nemen en keuzes maken over wat de Stad Gent wel nog blijft doen en niet meer zal doen; en welke nieuwe taken moeten worden opgenomen.
Bron: persbericht
© 2011 GENTBLOGT VZW